AVISO DE PRIVACIDAD

GS Soluciones Digitales S.A. de C.V., mejor conocido como 3Code, con domicilio ubicado en la Calle 23 No. 328 por 34 y 32, colonia La Florida, C.P. 97138, de la ciudad de Mérida, Yucatán, México, protege y salvaguarda sus datos personales para evitar el daño, pérdida, destrucción, robo, extravío, alteración, así como el tratamiento no autorizado de sus datos personales, siguiendo los principios de licitud, calidad, consentimiento, información, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad, de acuerdo con los siguientes términos y condiciones del presente Aviso de Privacidad.

I. TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

Datos recabados en la Aplicación

Para el correcto funcionamiento de la Aplicación, se recaban los siguientes datos personales:

1. Nombre completo del empleado
2. Número de empleado
3. Área y puesto laboral
4. Registros de entrada y salida (fecha y hora)
5. Información asociada al uso de la Aplicación
6. Imagen facial, capturada mediante tecnología de reconocimiento facial con fines de identificación

Esta última, al tratarse de un dato biométrico y ser considerado un dato personal sensible, su tratamiento se realiza bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad.

Datos de ubicación geográfica precisa (latitud y longitud) del dispositivo móvil, obtenidos tanto en primer plano, al momento de registrar una entrada o salida, como en segundo plano, durante la jornada laboral, cuando la empresa empleadora haya habilitado la función de validación de geocerca. Ver sección III Bis.

Datos recabados en el sitio web

Para el correcto funcionamiento del sitio web, se recaban los siguientes datos personales:

1. Nombre completo
2. Correo electrónico
3. Teléfono
4. Nombre de la empresa que solicita la información

Forma de recolección

Los datos personales serán recabados directamente del titular de forma personal o a través de otros medios ópticos, sonoros, visuales o por cualquier otra tecnología lícita, incluyendo el envío de archivos o datos electrónicos, llamadas telefónicas o el uso de fax y correo electrónico. Dichos datos serán siempre considerados y tratados como confidenciales.

II. FINALIDAD EN EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

En el sitio web

Las empresas podrán utilizar su información y datos personales para los siguientes fines:

• Para envío de información o promocionales por correo electrónico o medios digitales.
• Con fines comerciales y de realizar mercadotecnia digital o publicitaria.
• Para identificarlo.
• Para contactarlo.

En la Aplicación

Se podrá utilizar su información y datos personales para los siguientes fines:

• Verificar la identidad del empleado mediante reconocimiento facial.
• Registrar entradas y salidas del personal.
• Controlar la asistencia y los horarios laborales.
• Generar reportes internos de asistencia.
• Prevenir registros indebidos, duplicados o suplantación de identidad.
• Asociar códigos QR a usuarios específicos para el control de acceso.
• Mejorar el desempeño, funcionalidad y seguridad de la aplicación.
• Generar estadísticas internas de uso sin fines publicitarios ni comerciales.
• Validar que el registro de entrada o salida se realice dentro del área de trabajo autorizada (geocerca).
• Verificar periódicamente, durante la jornada laboral y con la frecuencia configurada por la empresa empleadora, si el empleado permanece dentro del área de trabajo delimitada, y notificar a la empresa empleadora cuando se detecte una salida de dicha área.

III. USO DE DATOS BIOMÉTRICOS Y CONSENTIMIENTO

El tratamiento de la imagen facial se realiza únicamente con el consentimiento expreso del titular, el cual se recaba al aceptar el presente Aviso de Privacidad dentro de la Aplicación.

El uso de la Aplicación no es obligatorio como parte de la relación laboral. En caso de que el titular manifieste su negativa al uso de datos biométricos, se le podrá ofrecer un método alternativo de registro de asistencia, conforme a las políticas internas de la empresa.

III BIS. USO DE UBICACIÓN EN SEGUNDO PLANO (VALIDACIÓN DE GEOCERCA)

La aplicación ARI ERP incluye una función opcional de validación de geocerca. Cuando la empresa empleadora la habilita, la aplicación recopila la ubicación precisa del dispositivo incluso cuando la aplicación está cerrada o no está en uso (en segundo plano), con el único fin de verificar si el empleado se encuentra dentro del área de trabajo delimitada por la empresa.

¿Cuándo se recopila? Únicamente durante la jornada laboral del empleado: inicia al registrar la entrada y se detiene al registrar la salida o al concluir el horario asignado. Fuera de la jornada laboral la aplicación no recopila la ubicación en segundo plano.

¿Con qué frecuencia? La aplicación envía la ubicación a nuestros servidores en intervalos periódicos. La empresa empleadora configura la frecuencia.

¿Qué hacemos con la ubicación? En cada envío, la ubicación se compara contra la geocerca configurada por la empresa empleadora. No almacenamos un historial de trayectoria ni de coordenadas. Solo conservamos el resultado de la validación (dentro o fuera del área de trabajo), junto con la fecha, la hora del evento y la última ubicación registrada fuera del área de trabajo.

¿Quién tiene acceso? La empresa empleadora, a través de sus usuarios autorizados en la plataforma ARI ERP, recibe el resultado de la validación en forma de alertas o reportes de asistencia. GS Soluciones Digitales S.A. de C.V. (3Code) trata esta información como encargado por cuenta de la empresa empleadora. La ubicación no se vende, no se usa con fines publicitarios y no se comparte con terceros para fines distintos a los descritos, salvo en los supuestos legales de la sección IV.

¿Es obligatoria? La empresa empleadora decide si habilita esta función y si es obligatoria conforme a sus políticas internas. Antes de activar la recopilación en segundo plano, la aplicación muestra un aviso dentro de la app y solicita el permiso de ubicación del sistema operativo (“Permitir todo el tiempo” en Android, “Siempre” en iOS). El empleado puede revocar este permiso en cualquier momento desde la configuración de su dispositivo. En ese caso no se realizará la validación de geocerca en segundo plano, y las consecuencias para el registro de asistencia se regirán por las políticas internas de la empresa empleadora.

¿Cuánto tiempo se conserva? Los resultados de validación se conservan mientras esté vigente la relación contractual entre 3Code y la empresa empleadora. Al terminar, se eliminan, salvo que una disposición legal exija conservarlos o se requieran para atender procedimientos legales.

IV. TRANSFERENCIA DE LOS DATOS PERSONALES

3Code no podrá compartir y/o transmitir su información y datos personales, únicamente podrá compartir su información en los siguientes casos:

1. Cuando alguna autoridad gubernamental o diverso funcionario gubernamental responsable de hacer cumplir la ley solicite o requiera razonablemente dicha información.
2. Cuando lo exija la ley o en respuesta a algún proceso legal.
3. Cuando sea razonablemente necesario para llevar a cabo una investigación en relación con actividades ilegales sospechosas o reales.
4. En el supuesto de que vendamos o transfiramos todo o parte de nuestros negocios o activos.
5. Cuando resulte necesario, en razón al cumplimiento de nuestros contratos de servicios, las Empresas podrán transmitir sus datos personales a terceros, tales como proveedores de bienes o servicios que requieren conocer esta información. Se incluyen, de forma enunciativa mas no limitativa, a instituciones financieras, prestadores de servicios legales y/o fiscales, y proveedores de servicios de asistencia al cliente y soporte en tiempo real, marketing, entre otros.

Dicho proveedor de servicios está obligado, por contrato, a mantener la confidencialidad de los datos personales conforme al presente Aviso de Privacidad.

Si usted no acepta que sus datos estén sujetos a transferencia, entonces debe omitir entregar cualquier dato. Si usted no manifiesta su oposición o negativa para que sus datos sean transferidos, se entenderá que ha otorgado su consentimiento para ello.

V. MEDIOS PARA EJERCER LOS DERECHOS ARCO (ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN U OPOSICIÓN)

Como titular de los datos personales, usted puede ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (los Derechos ARCO) sobre su información, mediante una solicitud por escrito dirigida al Encargado de la Protección de Datos, o bien a la dirección de correo electrónico contactomx@3code.us.

Dicha solicitud deberá contener los siguientes requisitos:

• El nombre del titular y domicilio, u otro medio para comunicarle la respuesta a su solicitud.
• Anexar los documentos que acrediten la identidad o, en su caso, la representación legal que ostenten.
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que se busca ejercer alguno de los derechos antes mencionados.
• Cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de los datos personales del titular.

El plazo para dar atención a su solicitud será de 20 días hábiles contados a partir de la fecha en que sea recibida la solicitud.

Usted puede solicitar que se cancelen sus datos personales que 3Code o sus filiales conservan en su expediente una vez que haya concluido su relación con las empresas y/o sus filiales o subsidiarias.

No obstante lo anterior, es posible que 3Code se vea obligado, conforme a la legislación aplicable, a conservar algunos o todos sus datos personales, ya sea cuando los datos estén siendo utilizados en procesos judiciales vinculados a obligaciones fiscales, administrativas, laborales, mercantiles, civiles, o sujetos a investigación y persecución de delitos penales; así como cuando sea necesario resguardarlos para cumplir con una obligación legalmente adquirida.

VI. USO DE "COOKIES"

Con el objetivo de mejorar la experiencia de sus usuarios en cualquiera de los sitios de Internet, 3Code podrá utilizar "cookies". Las cookies son archivos de texto que son descargados automáticamente y almacenados en el disco duro del equipo de cómputo del usuario al navegar en una página de Internet, para recordar algunos datos sobre este usuario, entre ellos, sus preferencias para la visualización de las páginas en ese servidor, nombre y contraseña.

Le informamos que utilizamos cookies para obtener información personal de usted, como la siguiente:

• Las páginas de Internet que visita.
• Los vínculos que sigue.
• La dirección IP.
• El sitio que visitó antes de entrar al nuestro.

Estas cookies y otras tecnologías pueden ser deshabilitadas. Para conocer cómo hacerlo, consulte el menú de ayuda de su navegador. Tenga en cuenta que, en caso de desactivar las cookies, es posible que no pueda acceder a ciertas funciones personalizadas en nuestro sitio de Internet.

VII. CAMBIOS AL PRESENTE AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad podrá actualizarse para reflejar los cambios en nuestras prácticas para recabar información, para la utilización de la información, y en materia de seguridad.

Nos reservamos el derecho de cambiar este Aviso de Privacidad en cualquier momento. Estas modificaciones estarán disponibles en cualquiera de los siguientes medios: visibles o accesibles en nuestros establecimientos y en nuestro sitio web.

VIII. CONSENTIMIENTO

Al firmar el presente Aviso de Privacidad, usted reconoce que entiende y acepta la recopilación y transmisión de su información y datos personales por parte de 3Code, según se señala en el presente Aviso de Privacidad.

De igual manera, el titular otorga su consentimiento expreso para el tratamiento de los datos personales sensibles aquí descritos.

Aceptación de términos y condiciones

Al continuar, confirmas que has leído y aceptas el Aviso de Privacidad, y otorgas tu consentimiento para el tratamiento de tus datos personales conforme a lo establecido en el mismo.

Fecha de última actualización: 26 de octubre de 2026.